Una alternativa para mantener sincronizados los contactos entre un teléfono inteligente, el correo de Gmail y el programa para PCs Outlook, cuando usas servicios personales (sin el soporte de una empresa) y sin ningún costo.

 

A veces escucho, cuando hablan de un profesional, expresiones como: es un tipazo y además tiene todos los contactos. Esto muestra la relevancia de tener “contactos”, de poder hablar con las personas correctas. Ciertamente, tener “todos los contactos” es mucho más que sincronizar Outlook con Gmail, etc. Es tener un interés genuino por las personas, pero es de gran ayuda mantener la data básica de los contactos en orden y al día. Nada peor que recibir la llamada de un cliente frecuente y responderle algo como, “quien llama” o la clásica, no te atendí porque no tenía grabado tu teléfono… Ni hablar cuando se pierde el teléfono con todos los contactos, por eso es importante el respaldo en Outlook.

Cuando uno se pregunta qué hace a la gente exitosa, vienen a la cabeza muchos atributos, algunos de los cuales requiere de mucha disciplina para construirlos. También pareciera que hay gente que nació mejor dotada. Para aquellos que vinimos con lo que yo llamaría el “paquete básico”, tener los contactos actualizados es una forma sencilla de darle fortaleza a nuestro perfil profesional. Las mismas ideas aplican en cuanto a mantener la agenda actualizada, llegar a tiempo, etc. Todo esto es más fácil que tener “visión estratégica” o “astucia empresarial”, entre otras competencias, que según los expertos poseen las personas muy exitosas. Por favor, resolvamos lo básico primero.

Basado en todo esto, me propuse ordenar mis contactos pero sin tomar el camino fácil de pagar por un servicio, si legalmente podía hacerse gratis. Para esto, definí dos etapas, primero Eliminar los contactos duplicados (orden y limpieza) y luego Sincronizar Outlook y Gmail.

Como en cualquier cosa que hagas con esto de la tecnología, el paso cero es hacer respaldo o back up de todo, la compu, del teléfono y si es mejor por dos métodos distintos, por ejemplo exportar los contactos de Outlook y usar el programa de respaldo de Microsoft. Cada PC es distinta, tiene programas diferentes, etc. y no hay como asegurar que todo va a salir como planeado.

Para eliminar los contactos duplicados, instalé el programa ODIR (Outlook Duplicate Items Remover o Removedor de Ítems duplicados en Outlook). Este se instala como un Add-In en Outlook (ver foto) y lo consigues junto a la pestaña Ver o View de Outlook. El programa lo bajas gratis en la siguiente hoja: http://www.vaita.com/odir.asp. En el portal de la empresa Vaita te explican cómo funciona, pero básicamente escoges la carpeta donde tienes los ítems duplicados y este programa revisa y coloca en una carpeta aparte los ítems duplicados. Puedes revisar Contactos, Citas en el calendario, Tareas, Notas e incluso emails. Es una excelente herramienta, no entiendo como Microsoft no la ha incorporado directamente en el Outlook. No borres esta carpeta porque siempre hay contactos que ya no necesitas y puedes colocarlo en esta carpeta para no cargar tu teléfono de contactos innecesarios, sin perderle la pista a la persona.

Otra alternativa es usar una función que tiene incorporada Gmail de “Buscar y combinar duplicados”, en el menú de contactos. Para llegar a los contactos de Gmail, ingresa al sitio web de los correos y debajo del logo de Google hay un menú desplegable para ir a los Contactos. Otra forma es ir directo con el link: https://mail.google.com/mail/u/0/#contacts. Anexa una foto de donde puedes conseguir el limpiador de contactos duplicados. Con esta alternativa, te ahorras el paso de instalar el ODIR, todo depende de cuán delicado es perder un contacto.

Antes de seguir, recuerda seleccionar la opción “Habilitar IMAP” en “Reenvío y correo POP/IMAP” en el menú de configuraciones, dentro de la configuración de la cuenta de correo de Gmail. Esto es clave para que Gmail entienda que quieres tener lo mismo en todos lados.

Como sabes, si abriste una cuenta de Gmail en un teléfono inteligente (al menos eso se creen, inteligentes), los contactos, los emails y el calendario se sincronizan inalámbricamente. De modo que no hay que hacer nada.

Lo que habría que hacer manualmente es sincronizar Outlook y Gmail, para tener la misma información en las tres bases de datos, el programa Outlook en la PC, el servidor de correos de Google llamado Gmail y el teléfono inteligente.

Para eso bájate el programa “Outlook CalDav Synchronizer” en el sitio de Sourceforge, donde se publican programas de fuente abierta, todo realmente gratis. Me parece que son muy serios y responden si se les escribe por ayuda. La dirección para la descarga es: https://sourceforge.net/projects/outlookcaldavsynchronizer/?source=updater. También puedes encontrar más información sobre el funcionamiento en: https://caldavsynchronizer.org/

Luego de que instales el programa, te va a aparecer como una pestaña adicional en la cita del menú de Outlook, junto a la pestaña “Vista o View”. Para dejar el programa funcionando, debes hacer básicamente dos cosas.

Primero debes hacer la configuración general. Asegúrate que la PC tiene conexión con Internet. Para esto, ve a Outlook, en la pestaña “CalDavSincronizer” y elije “General Options” o su equivalente en español. Coloca las opciones que se correspondan mejor con lo que tienes quieres hacer. Como siempre es un poco de “error y prueba”. He colocado una foto de muestra de las “Opciones Generales” que estoy usando.

Como segundo paso, debes ir al menú “Sinchronization Profiles”. Hay que hacer un perfil de sincronización para cada Carpeta de Datos y Servicios, esto es los contactos y el calendario. Dale click en esta opción y te aparece el menú en blanco de un perfil de sincronización. Primero coloca un nombre al perfil. Luego selecciona la carpeta de Outlook donde vas a colocar los contactos que quieres sincronizar, debe ser una carpeta que Outlook haya definido como carpeta de contactos, ya que el programa “CalDavSincronizer” la reconoce de manera automática. Recomiendo colocar los contactos en un archivo extensión “.pst”. Luego debes colocar tu dirección de correo de Gmail completa. Presiona el botón “Do Autodiscovery”, la primera vez te lleva a un menú de Google donde debes dar autorización a esta herramienta “CalDavSincronizer” para acceder a tu información de Gmail. Lo siguiente es seleccionar el modo de sincronización o “Synchronization Mode”, para mi la mejor opción es “Outlook – Server (Two Way)”. Estoy colocando también un foto en el carrusel como referencia. Pero esto lo explicó un poco más en los siguientes párrafos.

En este menú, arriba y a la izquierda están las opciones avanzadas, justo debajo del perfil de sincronización que recién has creado.  Algunas recomendaciones, selecciona (dale click) donde dice “Don´t Overwrite FileAs in Outlook”, para asegurar la mayor compatibilidad.

Puede sincronizar también el Calendario, el proceso es muy similar, por esto la pienso explicar solo si lo piden en los comentarios.

Hay dos maneras cómo opera el software “CalDavSincronizer”. Puede escribir desde una base de datos a otra, como por ejemplo desde Outlook a Gmail o al revés. La otra forma es Sincronizar ambas bases de datos, esto es, toma la información de ambos lados y la consolida, esto es lo que llamamos antes “Outlook – Server (Two Way)”. Esta última es la más importante de las cuatro funciones, porque nos ayuda a mantener todo unificado. Sin embargo, puede suceder que tengas todo organizado de un lado, digamos Outlook y quieres transferir esta información tal como está. Como referencia, en este caso, “Server” se refiere a “Gmail”. La flecha indica de donde a donde se mueven los datos. Si quieres que todo lo que tienes almacenado en Outlook vaya a Google, entonces toma la primera opción, “Outlook flecha derecha Server”.

Yo, por ejemplo, tenía ordenado Outlook, corrí una vez para para que transfiriera todo a Gmail y luego deje permanentemente “Outlook – Server (Two Way). El programa arranca cuando arranca Outlook, de modo que luego de toda esta configuración no hay que hacer más nada. Si esta apurado, ve al menú de “CalDavSincronizer” y dale click en “Sinchronize Now”.

De mi poca experiencia con los sistemas, todo lo que podría remotamente salir mal, va a salir mal. Haz los backups antes, no te confíes. Recuerda verificar de vez en cuando si ha salido una nueva versión con mejoras o corrección de errores.

  • Lo que yo disponía para todo esto era una cuenta de correos de Gmail, el software de escritorio de Microsoft llamado Outlook 365 y un teléfono Huawei. Es posible que algunas cosas mencionadas no apliquen con una configuración diferente de Hardware.