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¿Cómo hacer que Outlook funcione mejor?


Evidentemente Outlook™ fue creado cuando los correos eran típicamente texto. Manejar un alto volumen de información hace que Outlook se ponga lento y se cuelgue constantemente.


Descripción extendida

Recomiendo dos acciones para mejorar el funcionamiento de Outlook. La primera es compactar los archivos que usa Outlook para almacenar los correos, esto reduce el tamaño y aumenta la velocidad de Outlook. La segunda acción es más compleja pero consiste en usar un programa que viene con Windows (SCAN.PST) para reparar los archivos/bases de datos donde se almacenan los correos, que se graban con las extensiones .pst o .ost. Si recibo muchos visitas y comentarios para este primer artículo, publico la segunda acción. El procedimiento para compactar y reducir el tamaño de la base de datos es como sigue (ver fotos):

  • En la pantalla de inicio de Outlook, ve al panel de la izquierda y ubica las carpetas dónde guardas tus correos.
  • Justo sobre el nombre de alguna de las carpetas, haz click con el botón derecho del Mouse/Ratón y se despliega un menú. Ve al final hasta “Data File Properties” o “Propiedades del Archivo de datos”.
  • Se despliega un menú y hay tres botones en la parte de abajo del menú, uno de ellos es “Advanced” o Avanzados, haz click en este.
  • Como se menciona arriba, hay dos tipos de archivos de datos de Outlook, los .pst y los .ost. El segundo es para aplicaciones corporativas. La manera de encontrar la opción de compactar la base de datos de almacenamiento de los correos depende del tipo de archivo.
    • Para archivos extensión .ost: Luego de hacer todo lo anterior, vas a llegar a una pantalla con tres pestañas en la parte superior, “General”, “Advanced” y dos más. Ve a “Advanced” y luego a “Outlook Data File Setting” y luego a “Compact now”.
    • Para archivos extension .pst: Luego de hacer click en “Advanced”, encuentras el menú “Compact Now”.
  • Cierra todas las aplicaciones y salva todo.  Dependiendo del tamaño de la base de datos, estado del archivo y la velocidad de la máquina, el proceso de compactar puede tomar bastante tiempo. Si el archivo es grande puede tomar 5 horas. Yo normalmente lo dejo trabajar por la noche.

Con este sencillo procedimiento reduces mucho el tamaño y haces que la aplicación trabaje bastante más rápido. 


Advertencias o recomendaciones

Microsoft™ hace generalmente las cosas muy complicadas, tiene pocos estándares y hay poco orden. Puede que los menús cambien de ubicación o estén configurados diferente. Si no los consigues, debes buscar un poco. Es importante hacer respaldo de todo, porque puede haber errores y las carpetas queden inútiles. Cierra todos los programas y salva todo. Si tienes problema con archivos de almacenamiento, debes usar SCANPST.EXE para repararlos.






Comentarios
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qualityfred   enviado el 13/04/2015 X
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