Comunicación Efectiva

Cuando se comunica con otra persona, usted y la otra persona siguen los pasos del proceso de comunicación mostrado en el dibujo

Aquí, la persona que emite la comunicación, la codifica en un mensaje, y transmite a través de un canal. El receptor decodifica el mensaje, y de una forma u otra, reconoce su comprensión o falta de comprensión a la fuente.

Comprendiendo los pasos del proceso, se puede volver más consciente de su papel en el mismo, reconocer lo que necesita comunicar efectivamente, anticipar problemas antes de que pasen, y mejorar.

Las secciones abajo le ayudarán a hacer esto, y lo ayudarán a mejorar la forma en que se comunica en cada estado del proceso.

El Emisor – Planificando su Mensaje

Antes de comenzar a comunicarse, tómese un minuto para decidir lo que quiere decir, y por qué. No pierda tiempo comunicando información innecesaria – y no malgaste el tiempo del oyente. Frecuentemente, las personas continúan hablando o escribiendo, porque ellos piensan que diciendo más, seguramente cubrirán todos los puntos. Sin embargo, todo lo que logran es confundir más a las personas con quien se quieren comunicar.

Para planificar su comunicación:

·         Comprenda su objetivo. ¿Porque se está comunicando?

·         Comprenda a su audiencia. ¿Con quién se está comunicando? ¿Qué es lo que ellos necesitan saber?

·         Planifique lo que va a decir, y cómo enviará el mensaje.

·         Busque respuesta de que tan bien fue recibido su mensaje.

Cuando hace eso, será capaz de armar un mensaje que será recibido positivamente por la audiencia.

Los buenos comunicadores saben que más es frecuentemente menos, y que la buena comunicación debe ser eficiente y efectiva.

Codificando – Creando un mensaje claro, bien armado.

Cuando sepa lo que quiere decir, decida exactamente cómo lo dirá. Usted es responsable de enviar un mensaje claro y conciso. Para lograr esto, necesita considerar no solo lo que dirá, sino también cómo piensa que el receptor lo percibirá.

Nosotros frecuentemente nos enfocamos en el mensaje que queremos enviar, y en la forma en que lo enviaremos. Pero si su mensaje es enviado sin considerar el punto de vista de la otra persona, es muy probable que parte del mensaje se pierda o se malinterprete. Para comunicar más efectivamente:

·         Comprenda lo que en verdad necesita y quiere decir.

·         Anticipe la reacción de la otra persona a su mensaje.

·         Escoja palabras y lenguaje corporal que permita a la otra persona realmente escuchar lo que está diciendo.

Con comunicación escrita, asegúrese que lo que escribe será percibido de la forma que quiere. Las palabras escritas no tienen emociones, ellas no sonríen o le fruncen el ceño mientras las lee (a menos que sea un escritor muy renombrado, por supuesto!).

Cuando escriba, tómese tiempo para hacer lo siguiente:

·         Revise su estilo.

·         Evite el lenguaje coloquial.

·         Chequee su gramática y puntuación.

·         Chequee también el tono y la actitud del mensaje. Si piensa que el mensaje podría ser malentendido, probablemente lo será. Tómese el tiempo para aclararlo.

·         Si se encuentra molesto u ofuscado, no envíe el mensaje, espere hasta calmarse, y envíelo luego de revisarlo cuando sepa que el tono es el correcto.

·         Familiarícese con las políticas de su empresa sobre comunicaciones escritas.

·         Lea el mensaje varias veces antes de enviarlo, no lo envíe hasta que no este 100% conforme con el mismo.

Otra consideración a tener en cuenta es el uso de fotos, gráficos, tablas y diagramas cuando sea posible. Como dice el dicho, “una foto vale por mil palabras”

También, sea que su mensaje sea hablado o escrito, considere el contexto cultural. Si hay potencial de mala comunicación debido a barreras culturales, ocúpese de estos posibles problemas por adelantado. Consulte con gente que está familiarizada con la otra cultura, o investigue de forma que esté prevenido de los problemas que puede enfrentar.

Escogiendo el canal adecuado

Además de codificar el mensaje, necesita escoger el mejor canal de comunicación para enviarlo si quiere ser eficiente, y al mismo tiempo aprovechar su comunicación al máximo.

Utilizar el email para enviar mensajes simples es práctico. Sin embargo, si quiere comunicar algo muy complejo, un email puede ocasionar más dudas, así que es mejor que organice un tiempo para hablar en persona. Y si su comunicación tiene algún contenido emocional negativo, manténgase alejado del email. Asegúrese de que se comunica en persona o por teléfono, de forma que puede juzgar el impacto de sus palabras y ajustarlas apropiadamente.

Cuando determina la mejor manera de enviar un mensaje, considere lo siguiente:

·         La sensibilidad y contenido emocional del tema.

·         Qué tan sencillo es comunicar los detalles.

·         Las preferencias del receptor.

·         La necesidad de preguntar y responder preguntas.

·         Limitaciones de tiempo.

Decodificando – Recibiendo e Interpretando el Mensaje

Puede ser muy fácil hablar cuando nosotros queremos expresar nuestros puntos, porque normalmente tenemos mucho que decir. Sin embargo, para ser un gran comunicador, también necesita quedarse callado, dejar que la otra persona hable y simplemente escuchar.

Esto no significa que debe estar pasivo. Escuchar es difícil, por eso es que la escucha efectiva es llamada escucha activa. Para escuchar activamente, preste total atención al orador:

·         Mire a la persona.

·         Preste atención a su lenguaje corporal.

·         Evite distracciones.

·         Asienta y sonría como reconocimiento de que está comprendiendo.

·         Ocasionalmente vuelva a pensar lo que la persona ha dicho.

·         Permita que la persona hable, sin estar pensando en lo que dirá a continuación.

·         No interrumpa.

Escuchar con empatía también ayuda a decodificar el mensaje con precisión. Para comprender un mensaje completamente, tiene que comprender las emociones y sentimientos ocultos que el emisor está expresando. Por eso es que comprender el lenguaje corporal puede ser muy importante.

Retroalimentación

Usted necesita retroalimentación, porque sin ella, no puede estar seguro de que la gente entendió su mensaje. Algunas veces la retroalimentación es verbal, y otras veces no. Hemos visto la importancia de hacer preguntas y escuchar cuidadosamente. Sin embargo, la retroalimentación mediante lenguaje corporal, es tal vez la fuente de indicios más importante sobre la efectividad de su comunicación. Observando las expresiones faciales, los gestos y la postura de la persona con quien nos comunicarnos, puede descubrir:

·         Niveles de confianza.

·         Actitud defensiva.

·         Acuerdo.

·         Comprensión (o falta de).

·         Nivel de interés.

·         Nivel de sincronía con el mensaje.

·         Honestidad (o deshonestidad)

Como orador, comprender el lenguaje corporal de su oyente puede darle la oportunidad de ajustar su mensaje y hacerlo más comprensible e interesante. Como oyente, el lenguaje corporal le puede mostrar más de lo que la otra persona dice. Usted puede entonces hacer preguntas para asegurarse de que efectivamente se han comprendido el uno al otro.

La retroalimentación también puede ser formal. Si está comunicando algo realmente importante, frecuentemente puede valer la pena hacer preguntas a la otra persona para asegurarse de que lo están entendiendo correctamente. 

• Recomendaciones:

  Puede tomar mucho esfuerzo comunicarse efectivamente. Sin embargo, necesita ser capaz de comunicarse bien si quiere aprovechar al máximo las oportunidades que la vida le ofrece.

  Aprendiendo las habilidades que necesita para comunicarse efectivamente, puede aprender cómo comunicar sus ideas claramente, y comprender mucho mejor la información que recibe.

  Sea como orador o escucha, como escritor o lector, usted es responsable de asegurarse que el mensaje es comunicado con precisión. Preste atención a las palabras y acciones, pregunte, y chequee el lenguaje corporal. Esto lo ayudará a asegurar que dice lo que quiere decir, y oye lo que debe oír.

• País: Perú